Globaler Marktbericht zur Analyse von Größe, Marktanteil und Trends für Dokumenterfassungssoftware – Branchenüberblick und Prognose bis 2032

Wie groß ist der globale Markt für Dokumentenerfassungssoftware und wie hoch ist seine Wachstumsrate?

• Der globale Markt für Dokumentenerfassungssoftware wurde im Jahr 2024 auf 9,57 Milliarden US-Dollar geschätzt  und soll  bis 2032 24,83 Milliarden US-Dollar erreichen , bei einer CAGR von 12,65 % im Prognosezeitraum.
• Enterprise Content Management (ECM) nutzt Dokumentenerfassungssoftware, um den Lebenszyklus von Informationen in Unternehmen zu verwalten. Es umfasst die Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen.
• Dokumentenerfassungssoftware spielt eine entscheidende Rolle im ECM, indem sie die Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails und digitalen Dateien automatisiert. Sie erleichtert die Konvertierung physischer Dokumente in digitale Formate durch Technologien wie OCR und intelligente Datenextraktion.

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse des Marktes für Dokumenterfassungssoftware?

• Verschiedene Branchen, wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und der Rechtssektor, unterliegen strengen Vorschriften, die eine sichere Handhabung, Speicherung und Abfrage von Dokumenten vorschreiben. Dokumentenerfassungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie die genaue Erfassung, Klassifizierung und sichere Speicherung sensibler Informationen gewährleistet.
• Funktionen wie Prüfprotokolle, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen verbessern die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO, HIPAA und SOX. Da die regulatorische Kontrolle weltweit zunimmt, verlassen sich Unternehmen zunehmend auf Lösungen zur Dokumentenerfassung, um Risiken zu minimieren, Strafen zu vermeiden und die Betriebsintegrität zu wahren. Gleichzeitig können sie ihre dokumentenintensiven Arbeitsabläufe effizient verwalten.
• Nordamerika dominierte den Markt für Dokumentenerfassungssoftware mit dem größten Umsatzanteil von 42,3 % im Jahr 2024, getrieben durch den steigenden Bedarf an automatisierter Dokumentenverarbeitung, wachsende Initiativen zur digitalen Transformation und einen verstärkten Fokus auf betriebliche Effizienz in Branchen wie BFSI, Gesundheitswesen und Regierung.
• Der Markt für Dokumentenerfassungssoftware im asiatisch-pazifischen Raum wird voraussichtlich von 2025 bis 2032 die schnellste jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 9,8 % verzeichnen, angetrieben durch die schnelle Digitalisierung, die zunehmende Entwicklung der IT-Infrastruktur und die wachsende Nachfrage nach Workflow-Automatisierung in Ländern wie China, Indien und Japan.
• Das Segment Cognitive Capture hatte im Jahr 2024 mit 39,2 % den größten Marktanteil, angetrieben durch die steigende Nachfrage nach KI-gestützten Lösungen, die die Genauigkeit verbessern, die Datenextraktion automatisieren und unstrukturierte Dokumente effizient verarbeiten.

Berichtsumfang und Marktsegmentierung für Dokumenterfassungssoftware

Was ist der wichtigste Trend auf dem Markt für Dokumenterfassungssoftware?

• Ein bedeutender und sich schnell entwickelnder Trend auf dem globalen Markt für Dokumentenerfassungssoftware ist die zunehmende Integration künstlicher Intelligenz (KI) und fortschrittlicher Automatisierungstechnologien zur Optimierung der Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion. Diese Entwicklung verbessert die organisatorische Effizienz, Genauigkeit und das Workflow-Management branchenübergreifend erheblich.
  • So hat beispielsweise Kofax, ein führender Anbieter auf dem Markt, KI-gestützte Funktionen in seine Dokumentenerfassungssoftware integriert. Diese ermöglichen intelligente Klassifizierung, automatisierte Datenextraktion und Echtzeitvalidierung von Dokumenten. Auch IBMs Datacap-Lösung nutzt KI, um die Genauigkeit der Dokumentenerkennung zu verbessern und lässt sich nahtlos in Enterprise-Content-Management-Systeme integrieren.
• KI-gestützte Dokumentenerfassungssoftware bietet Funktionen wie selbstlernende Algorithmen, die die Genauigkeit der Datenerfassung im Laufe der Zeit verbessern, manuelle Eingriffe reduzieren und die Verarbeitung unstrukturierter oder halbstrukturierter Dokumente verbessern. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung eine Echtzeitverarbeitung und schnellere Bearbeitungszeiten, was insbesondere für Branchen wie Banken, Gesundheitswesen und Rechtsdienstleistungen von Vorteil ist.
• Die nahtlose Integration von Dokumentenerfassungssoftware in andere Unternehmenssysteme, einschließlich ERP, CRM und Cloud-Speicherplattformen , ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung und gewährleistet konsistente und zugängliche Informationen in allen Abteilungen.
• Unternehmen wie KnowledgeLake bringen KI-gesteuerte, cloudbasierte Softwarelösungen zur Dokumentenerfassung auf den Markt, die intelligente Automatisierung, verbesserte Compliance und sicheren Zugriff auf Informationen bieten und damit der steigenden Nachfrage nach Digitalisierung und betrieblicher Effizienz Rechnung tragen.
• Die zunehmende Nutzung KI-gestützter, intelligenter Lösungen zur Dokumentenerfassung verändert die Arbeitsabläufe in Unternehmen, steigert die Produktivität und unterstützt die umfassende digitale Transformation in allen Branchen.

Was sind die Haupttreiber des Marktes für Dokumenterfassungssoftware?

• Der steigende Bedarf an optimiertem Dokumentenmanagement, verbesserter Datengenauigkeit und betrieblicher Effizienz ist ein wichtiger Treiber für die weltweite Nachfrage nach Software zur Dokumentenerfassung.
  • So kündigte Hyland Software im Mai 2024 Verbesserungen seiner Plattform zur Dokumentenerfassung an und führte KI-gestützte Tools für die automatisierte Datenextraktion und sichere Informationsverarbeitung ein, um die Dokumenten-Workflows in Unternehmen zu verbessern.
• Die zunehmende Einführung digitaler Transformationsinitiativen, insbesondere im Bank-, Gesundheits- und Regierungssektor, treibt das Marktwachstum an, da Unternehmen versuchen, papierbasierte Prozesse zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und die Datenzugänglichkeit zu verbessern.
• Darüber hinaus machen das wachsende Volumen unstrukturierter Daten und der Bedarf an sicherer, automatisierter Dokumentenverarbeitung die Dokumentenerfassungssoftware zu einem wesentlichen Bestandteil der IT-Infrastruktur von Unternehmen.
• Der Komfort der automatisierten Datenerfassung, der Echtzeitverarbeitung und der nahtlosen Integration in bestehende Geschäftsanwendungen sind Schlüsselfaktoren, die die Akzeptanz beschleunigen. Der Trend zur Fernarbeit und der Bedarf an sicherem, digitalem Zugriff auf Geschäftsinformationen unterstützen die Marktexpansion branchenübergreifend weiter.

Welcher Faktor stellt das Wachstum des Marktes für Dokumenterfassungssoftware in Frage?

• Bedenken hinsichtlich Datenschutz, Sicherheitslücken und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stellen erhebliche Herausforderungen für die breitere Einführung von Dokumentenerfassungssoftware dar, insbesondere in Branchen, die mit sensiblen Informationen umgehen.
• Aufsehenerregende Vorfälle von Datendiebstählen und Sicherheitslücken in Dokumentenmanagementsystemen haben bei Unternehmen Bedenken ausgelöst und einige zögern, Cloud-basierte oder KI-gesteuerte Erfassungslösungen einzuführen.
• Führende Anbieter wie IBM und Kofax legen Wert auf fortschrittliche Verschlüsselung, sichere Authentifizierung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO, um diese Bedenken auszuräumen und das Vertrauen der Unternehmenskunden zu stärken.
• Darüber hinaus können die hohen Anschaffungskosten für die Implementierung fortschrittlicher Dokumentenerfassungssoftware, insbesondere KI-gestützter oder Cloud-integrierter Lösungen, für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder Organisationen in Entwicklungsregionen ein Hindernis darstellen. Einfache Tools zum Dokumentenscannen sind erschwinglich, Premiumfunktionen wie intelligente Zeichenerkennung (ICR), KI-gesteuerte Validierung und Workflow-Automatisierung sind jedoch oft teurer.
• Während die Gesamtbetriebskosten allmählich sinken, können Preissensibilität und Integrationskomplexität die Einführung immer noch behindern, insbesondere bei Organisationen mit begrenztem technischen Know-how oder Budgetbeschränkungen.
• Die Bewältigung dieser Herausforderungen durch skalierbare, kostengünstige Lösungen, verbesserte Sicherheitsmaßnahmen und eine verbesserte Benutzerschulung wird für ein nachhaltiges Wachstum und eine breitere Akzeptanz von Dokumentenerfassungssoftware in den kommenden Jahren von entscheidender Bedeutung sein.

Wie ist der Markt für Dokumenterfassungssoftware segmentiert?

Der Markt ist nach Bereitstellungstyp, Lösung, Unternehmensgröße und Branche segmentiert.

• Nach Bereitstellungstyp

Der Markt für Dokumenterfassungssoftware ist je nach Bereitstellungstyp in On-Premise, Cloud und Hybrid unterteilt. Das On-Premise-Segment dominierte den Markt für Dokumenterfassungssoftware und hielt 2024 mit 48,5 % den größten Marktanteil. Dies ist auf den Wunsch nach verbesserter Datenkontrolle, Sicherheit und Compliance zurückzuführen, insbesondere in Branchen mit sensiblen Daten wie dem Finanz- und Gesundheitswesen. Unternehmen bevorzugen On-Premise-Lösungen, um Datenhoheit zu gewährleisten und strenge regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Das Cloud-Segment wird voraussichtlich von 2025 bis 2032 mit 23,6 % das höchste Wachstum verzeichnen. Dies wird durch die steigende Nachfrage nach skalierbaren, kostengünstigen Lösungen unterstützt, die Fernzugriff, Echtzeit-Zusammenarbeit und nahtlose Integration mit anderen Cloud-basierten Plattformen bieten. Der zunehmende Fokus auf die digitale Transformation und die Flexibilität, die Cloud-Implementierungen bieten, treiben die Akzeptanz in Unternehmen jeder Größe weiter voran.

• Nach Lösung

Der Markt für Dokumentenerfassungssoftware ist nach Lösungsansatz in kognitive Erfassung, mobile Erfassung, Mehrkanalerfassung und Sonstiges unterteilt. Das Segment der kognitiven Erfassung erzielte 2024 mit 39,2 % den größten Marktanteil, angetrieben durch die steigende Nachfrage nach KI-gestützten Lösungen, die die Genauigkeit erhöhen, die Datenextraktion automatisieren und unstrukturierte Dokumente effizient verarbeiten. Unternehmen nutzen zunehmend kognitive Erfassung, um manuelle Verarbeitung zu reduzieren und datengesteuerte Entscheidungen zu verbessern.

Das Segment Mobile Capture wird voraussichtlich von 2025 bis 2032 die höchste jährliche Wachstumsrate verzeichnen. Dies ist auf die zunehmende Verbreitung mobiler Geräte und den Bedarf an mobiler Dokumentenverarbeitung, insbesondere bei Außendienstmitarbeitern und Remote-Mitarbeitern, zurückzuführen. Mobile Capture-Lösungen ermöglichen die Datenerfassung in Echtzeit und steigern so die Workflow-Effizienz in Branchen wie Logistik, Einzelhandel und Finanzdienstleistungen.

• Nach Organisationsgröße

Der Markt für Dokumentenerfassungssoftware ist nach Unternehmensgröße in Großunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) segmentiert. Das Segment der Großunternehmen dominierte den Markt und erzielte 2024 mit 62,7 % den größten Umsatzanteil. Dies ist auf die zunehmende Verbreitung fortschrittlicher Lösungen zur Dokumentenverarbeitung, die Integration in Unternehmens-IT-Systeme sowie den Bedarf an Skalierbarkeit und robuster Sicherheit zurückzuführen.

Das KMU-Segment wird voraussichtlich von 2025 bis 2032 die höchste jährliche Wachstumsrate (CAGR) aufweisen. Grund hierfür sind das zunehmende Bewusstsein für die Vorteile der digitalen Transformation, die Erschwinglichkeit cloudbasierter Dokumentenerfassungslösungen und der Bedarf an optimierten, papierlosen Abläufen. KMU setzen auf benutzerfreundliche und kostengünstige Lösungen, um ihre Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

• Nach Branche

Der Markt für Dokumentenerfassungssoftware ist branchenbezogen in die Bereiche Telekommunikation und IT, Bankwesen, Transport und Logistik, Finanzdienstleistungen und Versicherungen, Einzelhandel, Gesundheitswesen, Energie und Sonstige unterteilt. Das Bankensegment erzielte 2024 mit 29,4 % den größten Marktanteil. Dies ist auf die strengen Compliance-Anforderungen des Sektors, den Bedarf an sicherer Dokumentenverarbeitung und die zunehmende Digitalisierung zur Steigerung der betrieblichen Effizienz zurückzuführen.

Das Gesundheitswesen wird voraussichtlich von 2025 bis 2032 die höchste Wachstumsrate verzeichnen, angetrieben durch die steigende Nachfrage nach effizientem Dokumentenmanagement, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessertem Umgang mit Patientendaten. Die zunehmende Verbreitung elektronischer Patientenakten (EHR) und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung in Gesundheitseinrichtungen unterstützt das Marktwachstum in diesem Sektor zusätzlich.

Welche Region hält den größten Anteil am Markt für Dokumenterfassungssoftware?

• Nordamerika dominierte den Markt für Dokumentenerfassungssoftware mit dem größten Umsatzanteil von 42,3 % im Jahr 2024, getrieben durch den steigenden Bedarf an automatisierter Dokumentenverarbeitung, wachsende Initiativen zur digitalen Transformation und einen verstärkten Fokus auf betriebliche Effizienz in Branchen wie BFSI, Gesundheitswesen und Regierung.
• Unternehmen in der Region schätzen die Fähigkeit von Dokumentenerfassungssoftware, Arbeitsabläufe zu optimieren, manuelle Verarbeitungsfehler zu reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern, was zu einer breiten Akzeptanz sowohl bei großen Unternehmen als auch bei KMUs führt.
• Die Nachfrage wird durch die hohe Reife der IT-Infrastruktur, die starke Nutzung von Cloud-Technologien und die wachsende Abhängigkeit von KI-gesteuerten Dokumentenmanagementlösungen weiter angekurbelt, wodurch Nordamerika zu einem führenden Unternehmen bei der Innovation und Implementierung von Dokumentenerfassungssoftware wird.

Markteinblick in die US-Dokumentenerfassungssoftware

Der US-Markt für Dokumentenerfassungssoftware erzielte 2024 den größten Umsatzanteil in Nordamerika. Dies ist auf die rasante Digitalisierung von Geschäftsprozessen, den zunehmenden Wandel hin zu papierlosen Abläufen und den steigenden Bedarf an Datengenauigkeit im regulatorischen Umfeld zurückzuführen. Unternehmen investieren massiv in KI-gestützte, cloudbasierte Dokumentenerfassungssoftware, um ihre betriebliche Flexibilität zu verbessern, die Dokumentensicherheit zu erhöhen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die zunehmende Integration von Erfassungslösungen in bestehende Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und der zunehmende Fokus auf Automatisierung tragen zusätzlich zum Marktwachstum in den USA bei.

Markteinblick in Europa für Dokumentenerfassungssoftware

Der europäische Markt für Dokumentenerfassungssoftware wird im Prognosezeitraum voraussichtlich mit einer deutlichen jährlichen Wachstumsrate wachsen. Dies wird durch strenge Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO, die Nachfrage nach verbessertem Datenmanagement und die zunehmende Nutzung intelligenter Automatisierung in Unternehmen unterstützt. Die Notwendigkeit, die Dokumentensicherheit zu verbessern, gepaart mit der zunehmenden Digitalisierung in Branchen wie Banken, Gesundheitswesen und Einzelhandel, beschleunigt die Einführung von Dokumentenerfassungssoftware. Die Region verzeichnet einen zunehmenden Einsatz sowohl bei etablierten Unternehmen als auch bei kleinen Betrieben, die nach effizienten und konformen Lösungen für die Dokumentenverarbeitung suchen.

Markteinblick in die britische Dokumentenerfassungssoftware

Der britische Markt für Dokumentenerfassungssoftware wird im Prognosezeitraum voraussichtlich mit einer deutlichen jährlichen Wachstumsrate wachsen, angetrieben durch die anhaltende digitale Transformation im öffentlichen und privaten Sektor. Zunehmende Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit sowie der Bedarf an effizienten, automatisierten Dokumenten-Workflows veranlassen Unternehmen dazu, intelligente Dokumentenerfassungssoftware einzusetzen. Das strenge regulatorische Umfeld des Landes und der Schwerpunkt auf papierlosen Prozessen sowie Fortschritte bei KI und Cloud-Technologien dürften das Marktwachstum weiter vorantreiben.

Markteinblick in die Dokumenterfassungssoftware in Deutschland

Der deutsche Markt für Dokumentenerfassungssoftware wird in den kommenden Jahren voraussichtlich mit einer stetigen jährlichen Wachstumsrate wachsen, angetrieben durch den Fokus des Landes auf technologische Innovation, Automatisierung und Datenschutz. Deutsche Unternehmen setzen zunehmend Dokumentenerfassungssoftware ein, um effiziente Dokumenten-Workflows zu unterstützen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und sich in umfassendere digitale Initiativen wie Industrie 4.0 zu integrieren. Besonders stark ist die Nachfrage in den Branchen Fertigung, Banken und Gesundheitswesen, wobei KI-gesteuerte, skalierbare Lösungen immer beliebter werden.

Welche Region ist die am schnellsten wachsende Region im Markt für Dokumenterfassungssoftware?

Der Markt für Dokumentenerfassungssoftware im asiatisch-pazifischen Raum wird voraussichtlich von 2025 bis 2032 mit 9,8 % die höchste durchschnittliche jährliche Wachstumsrate verzeichnen. Dies ist auf die rasante Digitalisierung, den Ausbau der IT-Infrastruktur und die steigende Nachfrage nach Workflow-Automatisierung in Ländern wie China, Indien und Japan zurückzuführen. Die wachsende Mittelschicht in der Region, staatliche Initiativen zur Förderung papierloser Prozesse und das gestiegene Bewusstsein für die Vorteile intelligenter Dokumentenerfassungslösungen fördern die branchenübergreifende Akzeptanz.

Markteinblick in Japan für Dokumentenerfassungssoftware

Der japanische Markt für Dokumentenerfassungssoftware gewinnt an Bedeutung. Dies wird durch die fortschrittliche Technologielandschaft des Landes, den Fokus auf Automatisierung und die steigende Nachfrage nach betrieblicher Effizienz im öffentlichen und privaten Sektor unterstützt. Angesichts einer alternden Belegschaft und der zunehmenden Fokussierung auf die Optimierung von Dokumentenmanagementprozessen setzen japanische Unternehmen auf intelligente Dokumentenerfassungssoftware, um manuelle Eingriffe zu reduzieren und die Datengenauigkeit zu verbessern. Die Integration von KI und anderen intelligenten Technologien treibt das Marktwachstum weiter voran.

Markteinblick in die Dokumentenerfassungssoftware in China

Der chinesische Markt für Dokumentenerfassungssoftware erzielte 2024 den größten Umsatzanteil im asiatisch-pazifischen Raum. Dies ist auf die robuste digitale Infrastruktur des Landes, die Nutzung durch Großunternehmen und die wachsende Nachfrage nach KI-gestützten Dokumentenverarbeitungslösungen zurückzuführen. Der Vorstoß für Smart-City-Initiativen, starke inländische Softwareanbieter und der steigende Bedarf an effizienten Dokumenten-Workflows in Branchen wie Finanzen, Logistik und Behörden sind wichtige Wachstumsfaktoren für den Markt. Chinas schnell wachsende Wirtschaft und der zunehmende Fokus auf Automatisierung bieten Anbietern von Dokumentenerfassungssoftware erhebliche Wachstumschancen.

Welches sind die Top-Unternehmen auf dem Markt für Dokumenterfassungssoftware?

Die Branche der Dokumenterfassungssoftware wird hauptsächlich von etablierten Unternehmen angeführt, darunter:

• KOFAX INC. (USA)
• KnowledgeLake (USA)
• IBM (USA)
• Eastman Kodak Company (USA)
• Hyland Software, Inc. und seine Tochtergesellschaften (USA)
• Ephesoft Inc. (USA)
• Dell (USA)
• DocStar (USA)
• CAPSYS Technologies, Inc. (USA)
• Artsyl Technologies, Inc. (Kanada)
• 3D Systems, Inc. (USA)
• HEXAGON (Schweden)
• Dassault Systèmes (Frankreich)
• Siemens (Deutschland)
• SolidCAM Ltd. (Deutschland)
• DP Technology Corp (USA)

Was sind die jüngsten Entwicklungen auf dem globalen Markt für Dokumenterfassungssoftware?

• Im März 2025 stellte Rossum Ltd. seinen Marketplace für Dokumenten-KI-Skills vor. Dieser ermöglicht es Nutzern, aufgabenspezifische KI-Modelle für branchenspezifische Dokumente zu integrieren. Der Marketplace bietet spezialisierte Module für die Verarbeitung von Logistikdokumenten, Gesundheitsformularen und Steuerbelegen. Dieser modulare Ansatz bietet Unternehmen mehr Flexibilität bei der Anpassung von Workflows zur Dokumentenautomatisierung und stärkt Rossums Ruf als Anbieter anpassungsfähiger und industrietauglicher intelligenter Lösungen zur Dokumentenverarbeitung.
• Im Februar 2025 veröffentlichte ABBYY ein bedeutendes Upgrade seiner Vantage-Plattform und führte KI-gestützte „Skills“ ein, die speziell für Branchen wie Versicherungen, Logistik und Banken entwickelt wurden. Diese vortrainierten Modelle zum Dokumentenverständnis ermöglichen es Unternehmen, Prozesse wie die Datenextraktion aus Versicherungsformularen, Versandetiketten und KYC-Dokumenten mit minimalem Anpassungsaufwand zu automatisieren. Diese Entwicklung stärkt ABBYYs Position als führender Anbieter branchenspezifischer Automatisierungslösungen zur Steigerung der Betriebseffizienz.
• Im Juli 2024 erweiterte Kofax Inc. seine intelligente Automatisierungsplattform TotalAgility um tiefere Integrationen mit Microsoft Azure und Salesforce. Das Update umfasst eine neue Engine zur Dokumentenerfassung, die auf layoutunabhängigen KI-Modellen basiert und Daten aus komplexen, unstrukturierten Formaten wie juristischen Briefen und Verträgen extrahieren kann. Diese Verbesserungen festigen die führende Position von Kofax in regulierten Branchen und bieten Tools, die Kunden helfen, höhere Compliance zu erreichen und Betriebskosten zu senken.

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