Informe de análisis del tamaño, la cuota de mercado y las tendencias del software de gestión de viajes y gastos en Europa: panorama general del sector y pronóstico hasta 2032

Tamaño del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos

• El tamaño del mercado de software de gestión de viajes y gastos de Europa se valoró en USD 72,93 millones en 2024  y se espera que alcance  los USD 124,38 millones para 2032 , con una CAGR del 6,90% durante el período de pronóstico.
• El crecimiento del mercado está impulsado en gran medida por la creciente demanda de soluciones centralizadas y automatizadas para gestionar los viajes de negocios y los gastos corporativos, impulsada por la transformación digital en las empresas y la evolución de los modelos de trabajo híbridos.
• Además, el creciente énfasis en el control de costos, el cumplimiento normativo y el análisis de datos en tiempo real está posicionando el software de viajes y gastos como una necesidad estratégica para las empresas modernas. Estos factores convergentes están acelerando su adopción en todos los sectores, impulsando así significativamente el crecimiento del mercado en la región.

Análisis del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos

• El software de gestión de viajes y gastos, diseñado para automatizar, rastrear y optimizar los procesos de viajes de negocios y los informes de gastos de los empleados, se está convirtiendo en una herramienta esencial para las organizaciones de toda Europa que buscan mejorar la eficiencia operativa y la transparencia financiera.
• La creciente demanda de estas soluciones está impulsada por el aumento de los viajes de negocios, la creciente necesidad de visibilidad de los gastos en tiempo real y el cambio hacia flujos de trabajo digitales en los departamentos de finanzas y recursos humanos.
• Alemania dominó el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos con la mayor participación en los ingresos del 28,5 % en 2024, respaldada por su concentración de corporaciones multinacionales, estrictos mandatos de cumplimiento y la adopción temprana de soluciones empresariales basadas en la nube.
• Se proyecta que Polonia será el país de más rápido crecimiento en el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos durante el período de pronóstico, impulsado por la rápida digitalización de su sector de PYMES, el aumento de las inversiones en infraestructura de TI y la creciente conciencia de las soluciones de gastos automatizadas.
• El segmento de la nube dominó el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos con una participación de mercado del 61,8 % en 2024, favorecido por su escalabilidad, facilidad de integración con los sistemas empresariales existentes y creciente preferencia por los modelos de software como servicio (SaaS) en empresas de todos los tamaños.

Alcance del informe y segmentación del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos 

Tendencias del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos

Automatización impulsada por IA e integración con sistemas empresariales

• Una tendencia importante y en aceleración en el mercado de software de gestión de viajes y gastos de Europa es la integración de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para optimizar y automatizar flujos de trabajo complejos de procesamiento de gastos y aprobaciones de viajes en todas las empresas.
• Por ejemplo, SAP Concur utiliza IA para capturar y categorizar automáticamente los recibos, detectar infracciones de políticas y garantizar reembolsos más rápidos. De igual forma, Rydoo utiliza aprendizaje automático para analizar patrones de comportamiento de gastos y mejorar el seguimiento del cumplimiento en tiempo real.
• Las soluciones basadas en IA pueden extraer datos de los recibos de forma inteligente, detectar anomalías y ajustar los gastos a las políticas corporativas, reduciendo significativamente la introducción manual de datos y los errores. Esto mejora no solo la precisión, sino también la velocidad de las aprobaciones y los reembolsos, especialmente para grandes organizaciones que gestionan grandes volúmenes de viajes.
• Además, la integración perfecta con plataformas ERP y de RR.HH. como Oracle, Workday y Microsoft Dynamics permite a las empresas crear ecosistemas unificados donde las solicitudes de viajes de los empleados, las aprobaciones, los presupuestos y los informes están interconectados a través de una única interfaz.
• La transición hacia plataformas basadas en la nube y con prioridad móvil también permite a los empleados enviar gastos desde cualquier lugar, mientras que los equipos financieros se benefician de la visibilidad en tiempo real y el control centralizado. Empresas como Certify y Zoho Expense ofrecen aplicaciones intuitivas que permiten escanear recibos, controlar el kilometraje y automatizar la aplicación de políticas.
• Esta tendencia hacia la automatización e integración inteligentes está redefiniendo las expectativas de los sistemas de informes de gastos, con una creciente demanda tanto de las grandes empresas como de las empresas medianas que buscan un mayor control de costos, cumplimiento y transparencia.

Dinámica del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos

Conductor

Énfasis creciente en la rentabilidad y el cumplimiento normativo

• La creciente necesidad de optimización de costes, seguimiento preciso del presupuesto y cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones financieras regionales es un factor clave para la adopción de software de gestión de viajes y gastos en las empresas europeas.
• Por ejemplo, en mayo de 2024, MobileXpense lanzó una versión mejorada de su plataforma Declaree para ayudar a las empresas europeas a mejorar la automatización en los procesos de reclamación de gastos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la recuperación del IVA y las regulaciones fiscales transfronterizas.
• Con el aumento de los viajes transfronterizos y los estándares contables más estrictos en países como Alemania, Francia y los Países Bajos, las organizaciones buscan sistemas centralizados que proporcionen registros de auditoría detallados, apliquen límites de gasto y automaticen la documentación relacionada con los impuestos.
• El cambio a modelos de trabajo remotos e híbridos también ha intensificado la necesidad de soluciones digitales que permitan a los empleados enviar gastos desde cualquier lugar y al mismo tiempo permitan el monitoreo en tiempo real por parte de los equipos financieros.
• La aplicación automatizada de políticas, la detección de fraudes y las herramientas de auditoría de gastos impulsadas por IA garantizan aún más la precisión y la transparencia en el gasto corporativo, respaldando la gobernanza interna y los mandatos de cumplimiento externo.

Restricción/Desafío

Preocupaciones sobre la privacidad de los datos y complejidad de la integración

• A pesar de los beneficios, las preocupaciones sobre la privacidad de los datos, especialmente bajo el estricto Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), plantean un desafío importante para la adopción generalizada de software en Europa.
• Por ejemplo, en marzo de 2024, una consultora alemana de tamaño mediano se enfrentó al escrutinio por el uso no conforme de una solución de gestión de gastos con sede en Estados Unidos que no cumplía con los requisitos de transferencia de datos transfronterizos del RGPD, lo que resultó en una advertencia formal por parte de la autoridad de protección de datos alemana.
• Las organizaciones son cada vez más cautelosas con respecto a cómo se almacenan, procesan y comparten los datos confidenciales de sus empleados y financieros, especialmente al utilizar plataformas en la nube de terceros. Garantizar el cumplimiento del RGPD, la gestión del consentimiento del usuario y el cifrado seguro de datos son esenciales para que los proveedores de software se ganen la confianza de los clientes.
• Además, la integración del software de gestión de gastos con los sistemas empresariales existentes, como nóminas, contabilidad y herramientas de RR. HH., puede ser técnicamente compleja, en particular para infraestructuras heredadas u operaciones en varios países con distintos requisitos de cumplimiento.
• Para las PYMES con recursos de TI limitados, los costos de implementación y los desafíos de integración pueden disuadir la adopción, especialmente si el ROI inmediato no está claro.
• Por lo tanto, los proveedores deben centrarse en ofrecer soluciones modulares, escalables y que cumplan con el RGPD con un sólido soporte e interoperabilidad para superar estas barreras e impulsar un crecimiento sostenido del mercado.

Alcance del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos

El mercado está segmentado según el modelo de implementación, el tamaño de la organización y la industria.

• Por modelo de implementación

Según el modelo de implementación, el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos se segmenta en local y en la nube. El segmento de la nube obtuvo la mayor cuota de mercado, con un 61,8 %, en 2024 gracias a su flexibilidad, escalabilidad y menores costes iniciales. Las empresas prefieren cada vez más las soluciones en la nube para acceder en tiempo real a los datos de gastos, facilitar las actualizaciones y una integración fluida con los sistemas financieros existentes. Este modelo resulta especialmente atractivo para las medianas y grandes empresas que buscan acceso remoto y control centralizado.

Se prevé que el segmento local crezca de forma constante hasta 2032, principalmente en sectores con mayores necesidades de seguridad o políticas estrictas de control de datos, como defensa y gobierno. Estas organizaciones prefieren la implementación local para mantener el control total sobre los datos financieros y de empleados confidenciales, y para garantizar el cumplimiento de las leyes regionales de privacidad de datos, como el RGPD.

• Por tamaño de la organización

Según el tamaño de la organización, el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos se segmenta en pequeñas, medianas y grandes empresas. El segmento de las grandes empresas dominó el mercado con la mayor cuota de mercado en 2024 debido a la complejidad de sus operaciones de viajes, el mayor volumen de transacciones y la mayor necesidad de sistemas automatizados de seguimiento de gastos. Estas empresas priorizan funciones avanzadas como el cumplimiento de políticas multipaís, la detección de fraudes basada en IA y la integración con sistemas ERP.

Se prevé que el segmento de las pequeñas empresas experimente el mayor crecimiento entre 2025 y 2032, impulsado por el creciente conocimiento de las herramientas financieras digitales y la disponibilidad de plataformas de viajes y gastos asequibles basadas en SaaS. A medida que las pequeñas empresas buscan mejorar la transparencia de los gastos y la productividad de sus empleados, están adoptando rápidamente soluciones ligeras y compatibles con dispositivos móviles que requieren una infraestructura de TI mínima.

• Por industria

Según el sector, el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos se segmenta en TI y telecomunicaciones, BFSI, manufactura, sector público, salud, defensa, gobierno, entre otros. El sector de TI y telecomunicaciones lideró el mercado en 2024 debido a la alta movilidad de los empleados, los frecuentes viajes internacionales y la demanda de sistemas de reembolso automatizados en tiempo real. Estas organizaciones suelen operar en múltiples geografías, lo que hace que las plataformas basadas en la nube y que cumplen con las políticas sean cruciales para la eficiencia operativa.

Se proyecta que el sector sanitario crecerá al ritmo más rápido durante el período de pronóstico, impulsado por el aumento de las inversiones en herramientas digitales para la transparencia financiera, el cumplimiento de la normativa específica del sector sanitario y una mayor eficiencia administrativa. Los proveedores de servicios de salud están adoptando estas soluciones para gestionar los viajes del personal médico, los gastos de formación y las visitas fuera de las instalaciones, a la vez que garantizan la rendición de cuentas y la precisión de los informes.

Análisis regional del mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos

• Alemania dominó el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos con la mayor participación en los ingresos del 28,5 % en 2024, respaldada por su concentración de corporaciones multinacionales, estrictos mandatos de cumplimiento y la adopción temprana de soluciones empresariales basadas en la nube.
• Las empresas del país priorizan soluciones integradas y automatizadas que ofrecen seguimiento de gastos en tiempo real, aplicación de políticas y seguridad de datos para agilizar las operaciones y garantizar la transparencia financiera.
• La adopción generalizada se ve respaldada además por una sólida infraestructura de TI, una creciente demanda de herramientas de informes de gastos remotos y un mayor énfasis en el cumplimiento del IVA y las regulaciones fiscales transfronterizas, lo que posiciona al software de viajes y gastos como un activo vital en sectores como la fabricación, la TI y los servicios profesionales.

Análisis del mercado alemán de software de gestión de viajes y gastos

El mercado alemán de software de gestión de viajes y gastos registró la mayor cuota de ingresos de Europa en 2024, gracias a la sólida base empresarial del país y a sus altos estándares de cumplimiento financiero. La presencia de multinacionales, junto con la necesidad de cumplir con complejas normativas fiscales locales y de la UE, impulsa una fuerte demanda de sistemas de gestión de gastos automatizados y basados ​​en políticas. Las empresas están adoptando cada vez más herramientas basadas en IA para reducir el fraude, agilizar los reembolsos y simplificar la tramitación del IVA, especialmente en sectores como la fabricación, las TI y la consultoría.

Análisis del mercado de software de gestión de viajes y gastos del Reino Unido

Se prevé que el mercado británico de software de gestión de viajes y gastos crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) notable, impulsado por el aumento del volumen de viajes corporativos y un panorama empresarial con un fuerte componente tecnológico. Las organizaciones con sede en el Reino Unido buscan soluciones de gastos ágiles y con prioridad móvil que permitan entornos de trabajo descentralizados y ofrezcan funciones de generación de informes en tiempo real. Además, el creciente énfasis en el control de costes y la adaptación a la normativa tras el Brexit ha impulsado a las empresas a adoptar sólidas funciones de cumplimiento normativo y compatibilidad con múltiples divisas en sus sistemas de gastos.

Análisis del mercado de software de gestión de viajes y gastos en Francia

El mercado francés de software de gestión de viajes y gastos está cobrando impulso gracias a los crecientes esfuerzos de digitalización del gobierno y al interés empresarial en optimizar los procesos financieros. Empresas de sectores como la administración pública, la sanidad y las finanzas están integrando herramientas basadas en IA para la validación automatizada de reclamaciones y la detección de fraudes. La demanda de plataformas intuitivas y compatibles con el RGPD que admitan flujos de trabajo de aprobación complejos también está en aumento, lo que contribuye a la adopción constante de soluciones de viajes y gastos en el país.

Análisis del mercado de software de gestión de viajes y gastos en Italia

El mercado italiano de software de gestión de viajes y gastos está experimentando un crecimiento impulsado por la modernización de las operaciones financieras y la creciente adopción de herramientas digitales entre las medianas empresas. Las empresas italianas muestran un creciente interés en plataformas en la nube que automatizan el cálculo de impuestos, el seguimiento del kilometraje y la categorización de gastos. A medida que las empresas se esfuerzan por lograr una mayor transparencia y cumplimiento de la normativa financiera nacional y de la UE, la demanda de sistemas intuitivos y compatibles con dispositivos móviles continúa en aumento.

Análisis del mercado de software de gestión de viajes y gastos de Polonia

Se prevé que el mercado polaco de software de gestión de viajes y gastos crezca a la tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) más alta de Europa durante el período de pronóstico, impulsado por la rápida transformación digital del sector de las pymes y el aumento de la inversión en infraestructura de TI. Las empresas polacas adoptan cada vez más herramientas de gestión de gastos automatizadas y basadas en la nube para optimizar los flujos de trabajo financieros, mejorar el cumplimiento normativo y reducir los errores manuales. El apoyo gubernamental a la digitalización y la creciente necesidad de informes de gastos en tiempo real y conformes con las políticas públicas están acelerando aún más su adopción en el mercado. A medida que se expande el comercio transfronterizo y las empresas locales se internacionalizan, la demanda de soluciones escalables que cumplan con el RGPD también aumenta, lo que posiciona a Polonia como un mercado emergente clave en la región.

Cuota de mercado del software de gestión de viajes y gastos en Europa

La industria del software de gestión de viajes y gastos en Europa está liderada principalmente por empresas bien establecidas, entre las que se incluyen:

• Webexpenses Pty Ltd (Australia)
• Concur Technologies, Inc. (EE. UU.)
• GBT Travel Services UK Limited (Reino Unido)
• Supervisión (EE. UU.)
• Infor (EE. UU.)
• Oracle (EE. UU.)
• Emburse, Inc. (EE. UU.)
• TripActions (EE. UU.)
• Saigun Technologies Pvt. Ltd. (India)
• Expensify, Inc. (EE. UU.)
• SutiSoft, Inc. (EE. UU.)
• Zoho Corporation Pvt. Ltd. (India)
• TravelPerk (España)
• ExpensePoint (Canadá)
• Rydoo (Bélgica)
• Coupa Software Inc. (EE. UU.)

¿Cuáles son los últimos avances en el mercado europeo de software de gestión de viajes y gastos?

• En mayo de 2024, MobileXpense, proveedor europeo líder de soluciones de gestión de viajes y gastos, lanzó una versión mejorada de su plataforma Declaree. Esta actualización introdujo funciones avanzadas de automatización, como el escaneo de recibos basado en IA, la aplicación de políticas y la asistencia para el cumplimiento del IVA en tiempo real. Este desarrollo tiene como objetivo ayudar a las empresas de toda Europa a simplificar la gestión de gastos transfronterizos, ajustándose a la normativa fiscal en constante evolución, lo que demuestra el enfoque de MobileXpense en el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
• En abril de 2024, Rydoo, proveedor belga de software de gestión de gastos, presentó su motor de detección de anomalías basado en IA para ayudar a las empresas a identificar reclamaciones de gastos fraudulentas o fuera de la política. Esta función, integrada directamente en el flujo de trabajo de aprobación, refleja el compromiso de Rydoo con la automatización inteligente, ayudando a los equipos financieros a reducir la supervisión manual y mejorar los controles internos en sus operaciones multinacionales.
• En marzo de 2024, SAP Concur anunció la expansión de sus centros de datos europeos para fortalecer la soberanía de los datos y mejorar el cumplimiento del RGPD en sus soluciones de viajes y gastos en la nube. Esta medida refleja la creciente importancia de una infraestructura segura y conforme para las empresas que operan en la UE y refuerza el compromiso de SAP Concur con la prestación de servicios localizados y adaptados a los entornos regulatorios europeos.
• En febrero de 2024, Expensya, proveedor francés de automatización de gastos, se asoció con Qonto, un neobanco líder para pymes, para integrar el seguimiento de gastos y la sincronización de pagos en tiempo real para pequeñas y medianas empresas. Esta colaboración busca ofrecer una plataforma integral de operaciones financieras que mejore la eficiencia de las reclamaciones de gastos, la supervisión presupuestaria y la generación de informes financieros para empresas europeas en crecimiento.
• En enero de 2024, Zoho Corporation anunció nuevas mejoras multilingües y multidivisa para su plataforma Zoho Expense, con el objetivo de expandirse a Europa Central y Oriental. Estas actualizaciones incluyen configuraciones fiscales automatizadas, interfaces localizadas e integraciones directas con fuentes bancarias. Este desarrollo respalda la estrategia general de Zoho de impulsar la adopción entre las pymes europeas al ofrecer herramientas de gestión de gastos escalables, personalizables y listas para el cumplimiento normativo.

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